Blog

Zasady urządzania lokalu archiwum zakładowego

Państwowe przedsiębiorstwa, jednostki budżetowe oraz firmy prywatne wytwarzające dokumenty archiwalne, są zobowiązane do zorganizowania archiwum zakładowego. Jeżeli generują one wyłącznie dokumenty archiwalne, w zupełności wystarczająca będzie składnika akt. Oba miejsca powinny skutecznie zabezpieczać przechowywaną dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz kradzieżą. Jak zaaranżować tego typu przestrzeń?

Zasady urządzania lokalu archiwum zakładowego

Usytuowanie lokalu archiwalnego

Archiwum powinno znajdować się na parterze lub piętrze budynku, na terenie nie zalewowym. W wyjątkowych okolicznościach można je zaaranżować w piwnicy, pod warunkiem, że jest ona sucha, posiada wentylację i nie znajdują się w niej rury wodno – kanalizacyjne oraz grzewcze. Lokal archiwum powinien być suchy, mieć dobrą wentylację i gwarantować stosowną temperaturę oraz wilgotność przez cały rok. Winien on również zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez konieczności przestawiania części dokumentacji, w celu dotarcia do innej.

Niezbędne zabezpieczenia

  • sprzęt przeciwpożarowy (między innymi gaśnice),
  • alarm przeciwpożarowy,
  • ogniotrwałe i antywłamaniowe drzwi,
  • ogniotrwałe worki do ewakuacji dokumentacji,
  • alarm przeciwwłamaniowy lub całodobowy monitoring,
  • okna zabezpieczone kratami lub szybami antywłamaniowymi.

Wyposażenie

  • regały do archiwum – stacjonarne lub przesuwne. Należy ustawić je prostopadle do okien, w odległości około 80 centymetrów od siebie (bogaty ich asortyment znaleźć można na stronie: http://www.log-system.pl/ ),
  • zamykana szafa do przechowywania materiałów ewidencyjnych zasobu archiwum,
  • oświetlenie osłonięte kloszami i rozmieszczone w przejściach pomiędzy regałami,
  • termometr oraz higrometr kontrolujące temperaturę oraz wilgotność (wyniki powinny być rejestrowane każdego dnia w książce kontrolnej),
  • drabinka lub schodki umożliwiające swobodny dostęp do najwyższych półek,
  • osobne pomieszczenie przeznaczone dla archiwisty, gdzie znajdzie się przestrzeń do przeglądania akt.